Recenzia OmniFocus pre Mac, majte čas pod kontrolou

Veľmi dlho som sa odhodlával a hlavne dlho testoval, aby som mohol napísať túto recenziu. Nebudem sa opakovať, že nástroje pre správu času sú pre mňa veľmi zaujímavé a čím viac ich používam, tým viac sa mi páčia. No po nainštalovaní programu OmniFocus som rozhodnutý, že pri tomto programe zostanem a dovolím si ho odporučiť viacerým, ktorí majú o túto oblasť záujem.

Prístupnosť

Začnem nezvyčajne rovno prístupnosťou programu. Program je skvele prístupný ako pre Mac, tak i pre IOS. Na oboch platformách ho používam asi pol roka a zatiaľ som nenašiel nedostupnú funkciu alebo nemožnosť si čokoľvek nastaviť ako bežný používateľ. Netvrdím, že sa niečo nemôže nájsť, ale ja som nič neobjavil.

Jemné zasvätenie do GTD

Na internete nájdete veľké množstvo článkov, ktoré určite lepšie vysvetlia túto metódu, ja tu len popíšem základy a hlavne to, ako pomáha mne.

Zberná schránka

Táto zložka, či už v elektronickej podobe alebo v podobe nejakej fyzickej schránky je základom metódy GTD. Tu vkladám všetko, čo mi počas dňa napadne alebo čo by som chcel urobiť, no nemám toľko času, aby som sa tomu v danej chvíli mohol venovať. Preto všetky myšlienky, rozhodnutia a pod. okamžite posielam do tejto vstupnej schránky, v OmniFocuse a v ďalších programoch pomenovanú ako Inbox. Pre príklad uvediem: pri práci zistím, že už nemám niektorý masážny olej, s ktorým pracujem. Hneď píšem do OmniFocusu "kúpiť masážny olej levanduľový". Nič viac, táto poznámka automaticky ide do Inboxu, kde v prípade, že mám čas, si nastavím ďalšie veci. Zvyčajne to robím večer, ale ak sa nájde okienko aj počas dňa, urobím to aj v tomto voľnom čase. Skvelé na tomto návyku je, že som si poznámku napísal, nemusím ďalej počas dňa na ňu myslieť a keď budem robiť večerné upratovanie, tak ju nájdem vo svojom systéme a dokážem si ju upratať tak, ako potrebujem. Už napríklad tejto poznámke pridelím len, že v prípade, ak budem bjednávať cez telefón, k nej telefón potrebujem, zaradím ju teda do kategórie (kontextu) telefonovanie. Tiež určím, že to chcem urobiť napríklad zajtra a po prípade si k tejto činnosti dám aj rozširujúcu poznámku, aké množstvo alebo v akej cene chcem objednávať. Takto si prejdem všetky záznamy, ktoré sa mi v Inboxe nazbierali a celý ho takto vyprázdnim. Takto viem, že som si všetky úlohy zadelil a mám Inbox čistý a pripravený na ďalší deň.

Plnenie úloh nikdy nebola taká zábava

Keď som toto čítal na internete od nadšencov tohoto systému, v duchu som si hovoril, či nie sú tieto tvrdenia prehnané. Čo môže byť príjemné na plnení úloh a hlavne tých, u ktorých viem, že sú nepríjemné a vôbec sa mi do nich nechce. Ako sa potvrdilo, "nesúď deň pred večerom" zafungovalo aj v mojom prípade. Ten skvelý pocit, keď si úlohu označím ako splnenú, je na nezaplatenie. A v prípade OmniFocusu je to naozaj zábava, na ktorú sa vážne teším.

Kontext – skvelá pomôcka pri rozhodovaní

Ako som písal vyššie, ku každej úlohe pridám kontext. Kontext je v podstate označenie, čo k splneniu danej úlohy potrebujem. V prípade, že napríklad ide o nákupný zoznam, viem, že ho budem vybavovať vonku, tak pridám daný kontext "vonku". V prípade, že chcem niečo uhradiť a používam internetbanking, viem, že potrebujem byť on-line. V prípade, že potrebujem niečo urobiť v práci alebo doma, vždy dám tejto úlohe daný kontext presne podľa miesta, kde budem úlohu plniť. Je to neskutočne užitočná pomôcka v prípade, že mám nejaké voľné okno v programe, ale som pri počítači a podľa kontextu (v tomto prípade počítač) si vyberiem tie úlohy, ktoré budem robiť na počítači. Takto si môžem spraviť úlohu, ktorú som si síce naplánoval o dva dni neskôr, ale mám čas, dostupné prostriedky na jej zhotovenie, tak prečo sa do nej nepustiť?

V príkladoch využívania kontextov by som mohol pokračovať, možno ešte jeden na ukážku. Som v práci, vypadne mi klient a mám tak dostatok času na nejakú činnosť. Otvorím OmniFocus, nájdem si kontext "práca" a tu vidím, čo všetko by som mohol počas tohoto voľného času urobiť. Ak teda mám dostatok energie na splnenie tejto úlohy, tak ju urobím, ak nie, mám aspoň prehľad, čo v tej práci ešte spraviť musím.

Ďalšia pomôcka – projekty

V prípade, že k nejakej činnosti je potrebných viacero krokov, je príjemnou pomôckou zaraďovať úlohy do projektov. Opäť uvediem príklad.

Cestujem na dovolenku, a tak si založím projekt "Dovolenka 2015". Ako náhle ho založím, začínam premýšľať nad tým, čo ma všetko ohľadom dovolenky čaká a všetky tieto veci vkladám priamo do tohoto projektu. Projekt je v konečnom dôsledku opäť len zoznam úloh, ktorý je pod jedným názvom, preto úlohám následne pridávam kontexty a napríklad aj dátum splnenia. No mám ich vždy pekne v jednom projekte pokope a všetky veci, ktoré by som inak držal v hlave, si môžem v pokoji prezrieť. Ako napríklad:

  1. Oznámenie zamestnancom, že v danom čase budem na dovolenke: kontext "Office".
  2. Oznam o dovolenke uverejniť na firemnú stránku: Kontext "Online".
  3. V prípade, že sa všetko rieši na poslednú chvíľu a náhodou mám už na daný čas nejaké stretnutie, upozornenie alebo zrušenie stretnutia s Jozefom Novákom: kontext záleží na tom, či mu to chcem povedať osobne, telefonicky či mailom. Podľa toho následne vyberám: Jozef Novák, Telefón, alebo e-mail.
  4. Nezabudni si vziať plážové veci. Kontext "Doma", samozrejme, tu si vytvorím zoznam všetkých vecí, ktoré si chcem so sebou zobrať.

Takto by som mohol pokračovať, áno, niekto povie, že takto je ten projekt dosť veľký. Možno je, ale aj tak by som tie veci riešiť musel. Takto ich vidím pred sebou a v prípade, že mi počas riešenia niektorých vecí z tohoto zoznamu niečo napadne, rovno to pridám do projektu a viem, že na to nezabudnem.

Review dôkladne a pravidelne

Opäť v múdrych knihách a tiež od ľudí, ktorí sú múdrejší ako ja, som sa dozvedel, že je vhodné robiť tzv. review (upratovanie). Ja takéto upratovanie robím každý týždeň, kedy si prejdem všetky moje projekty, ktoré mám v evidencii. Veľakrát sa stane, že pri takomto upratovaní mi napadnú veci, na ktoré som pozabudol alebo prehodnotím veci, ktoré som si v minulosti naplánoval. Review je opäť veľmi dôležitou súčasťou vedenia si tohoto systému, pretože si takto veľa vecí ujasním, zistím, ako som sa v danom projekte posunul, čo treba prehodnotiť a čo viem urobiť preto, aby som sa dostal k samotnému cieľu a tým k ukončeniu projektu. Takto si prejdem aj samotné úlohy. Toto upratovanie robím vždy v nedeľu, mám tak pocit, že ak vstupujem do nového týždňa, tak s čistým a uprataným systémom.

Čo ma k tejto aplikácii viedlo?

V prípade, že človek vidí, nemá žiadny problém so zrakom, kdejaké nápady a poznámky si dokáže zapisovať na rôzne lístočky. Pokiaľ je poriadkumilovný, dokáže ich dávať na jednu kôpku a následne pri dennom upratovaní si usporiada tieto lístky do nejakej jemu vyhovujúcej podoby. No v prípade, že je človek nevidiaci ako ja, nemá inú možnosť, len si tieto veci písať do elektronického zariadenia, ktoré dokáže bez problémov ovládať. Vždy som po niečom takom túžil, pretože som mal pocit, že na veľa vecí zabúdam. Rád som na túto činnosť využíval iPad alebo iPhone, ale nemal som vhodnú aplikáciu, kde by som si následne v poznámkach a hlavne v úlohách urobil riadny poriadok. Vyskúšal som kopu pripomienkovačov, poznámkovačov. Pred časom som si myslel, že som našiel ideál a to v podobe aplikácie Things. Na iOS bola skvelá, ale na počítači Mac nemožná, vlastne nevidiaci človek s ňou nemohol ani pracovať. Keďže si rôzne projekty rád robím na počítači, kde predsa len klávesnica je rýchlejšia ako dotykové písanie, hľadal som ďalej. A po dlhšom hľadaní som našiel aplikáciu OmniFocus, ktorá je skvele prístupná tak na Mac-och, ako aj na iOS zariadeniach. Cenovo patrí k tým drahším, ale za tú cenu v prípade, že to myslíte so správou vlastných nápadov a času vážne, stojí.

Ovládanie je veľmi jednoduché

Ovládanie Mac aplikácie je skvelé. Všetky projekty, úlohy a tiež aj kontexty sú v prehľadných tabuľkách, takže pri používaní VoiceOveru – žiadny problém. Všetky polia sú riadne oznamované VoiceOverom a takmer každá akcia má vlastnú klávesovú skratku. Pomocou klávesových skratiek je tak možné veľmi rýchlo vytvárať projekty, zadávať úlohy alebo robiť týždenné upratovanie. Veľkou výhodou je v systéme iOS tiež možnosť zadávať úlohy priamo z akejkoľvek aplikácie pomocou klávesovej skratky. Je pravda, že pri tomto rýchlom okne je potrebné dvakrát interagovať, aby som sa dostal k samotnému zadaniu úlohy, ale aj tak je to rýchly spôsob a v prípade, že mi niečo napadne, napríklad pri práci v inej aplikácii, stlačím klávesovú skratku
CTRL + Medzerník, vyskočí na mňa rýchle okno, kde interagujem a zadám text priamo do editačného poľa. Poznámka okamžite putuje do Inboxu, odkiaľ ju pri dennom upratovaní spracujem. No čo, nie je to jednoduché?

Disciplína na prvom mieste

Samozrejme, všetko má svoje pre aj proti. Ak skutočne chcem tento systém využívať, musím sa naučiť v prvom rade dodržiavať isté zásady, bez ktorých by akokoľvek lepšia aplikácia strácala svoj význam.

  1. Zapisovanie; zapísať si všetko, čo mi napadne, teda ak to nemôžem urobiť hneď.
  2. Pravidelné upratovanie v systéme; veľmi dôležité, bez upratovania by som mal len chaos v tom, čo mám urobiť.
  3. Pravidelná kontrola systému; aj niekoľkokrát denne, je to pre zlepšenie prehľadu o tom, čo mám urobiť.
  4. Plnenie úloh; označiť si úlohu ako splnenú, vážne je to skvelý pocit potom sa pozrieť, čo som všetko stihol a možno si dať za splnené úlohy aj nejakú tú odmenu.
This entry was posted in Aplikace and tagged on by .

About Peter Gombárik

Od roku 1993 pracujem ako masér, najprv v nemocnici a potom ako živnostník. K Apple produktom som sa dostal asi pred 4 rokmi a od tohto momentu som spokojným užívateľom. Začalo to iPhonom, neskôr iPadom a potom prišiel do jablčnej rodiny aj Mac. Teraz tieto produkty používam či už v práci, ale aj v osobnom živote. Na týchto produktoch ma baví jednoduchosť ovládania, bezproblémový chod, a výborná prístupnosť. Rád testujem nové veci, či už aplikácie, alebo produkty a preto verím, že si radi prečítate niektoré recenzie ktoré spravím.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>